Samordning är en speciell form av styrning som går ut på att få olika delar av verksamheten att ta ömsesidig hänsyn till varandra i sina egna saker och aktiviteter eller att anpassa sig till intressen som är gemensamma för hela verksamheten. En verksamhetsdel kan definieras antingen som en aktivitet eller grupp av aktiviteter samt de resurser (personella, materiella och arbetsmetoder) som används i den eller som en resurs och de aktiviteter som den används i.
Strategisk respektive operativ samordning
Strategisk samordning innebär hänsynstaganden av de nämnda slagen i verksamhetens långsiktiga utveckling och anpassning till omvärldens förändringar. Exempel på omvärldsförändringar som kan uppstå redovisas på sidan Den strategiska styrningens roll.
Operativ samordning innebär hänsynstaganden i sakfrågor och aktiviteter som är aktuella nu och i den närmaste framtiden.
Samordningslösningar
Samordningsbehov kan tillgodoses på följande olika sätt.
• Organisatorisk lösning
Driftsorganisation. Driftsorganisationens, linjens, uppbyggnad avgör hur olika verksamhetsdelar blir sammanförda i organisatoriska enheter och hur dessa är ihopkopplade i olika styrnivåer. Ett organisationsschema för verksamheten visar vilka enheter som finns och deras hopkoppling till styrnivåer via schemats linje. Placering av verksamhetsdelar i samma organisatoriska enhet, under gemensam enhetschef, är ett sätt att åstadkomma samordning mellan dem. Olika former av driftsorganisatoriska lösningar redovisas på undersidan Olika former för uppbyggnad av driftsorganisation.
Nivåfördelning. Fördelning av ansvar och befogenheter mellan styrnivåerna i driftsorganisationen avgör hur kontrollen över verksamhetsdelarna i en enhet är fördelad mellan enhetschefen och chefer på högre nivåer. Samordning av verksamhetsdelar som finns i olika enheter kan åstadkommas genom att den yttersta beslutanderätten för dessa delar tillfaller chefen på den styrnivå där enheterna blir ihopkopplade, t ex att den ligger hos avdelningschef i stället för hos enhetschef.
Linjebrytning. Verksamheten kan innehålla samordningsbehov som inte går att tillgodose med driftsorganisation och nivåfördelning. Sådana linjekorsande krav kan behöva hanteras av befattningshavare utanför linjen. Hård linjebrytning innebär att den yttersta beslutanderätten är flyttad från linjecheferna till en eller flera särskilda chefer. Mjuk linjebrytning innebär att en befattningshavare utanför linjen har i uppgift att bevaka och verka för samordningen, men att ansvaret och befogenheterna för för denna ligger kvar hos linjecheferna. Hanterandet av linjekorsande samordningsbehov beskrivs närmare på undersidan Hantering av linjekorsande samordningsbehov.
• Styrmetodslösning
Att fasta regler eller resultatkrav formuleras som åstadkommer den erforderliga samordningen med tvång eller incitament.
• Kompetenslösning
Att den berörda personalen ges sådan medvetenhet om samordningsbehovet att de självmant bevakar att detta alltid tillgodoses.