Kommunbeskrivningen är en faktasammanställning som successivt uppdateras. Någon i kommunens organisation har samordningsansvar och ett antal lämpliga befattningshavare sköter uppdaterandet av fakta om ’sina’ tilldelade avsnitt eller avsnittspartier enligt en fastställd tidplan.
Beskrivningens struktur kan bestå av fyra delar som beskriver kommunens befolkning, befolkningens levnadsvillkor, kommunens näringsliv och näringslivets produktionsvillkor.
Delarna om befolkning och näringsliv bör innehålla avsnitt som redovisar storlek, förändringar, sammansättning och geografisk fördelning.
Delen om befolkningens levnadsvillkor kan ha följande avsnitt.
Delen om näringslivets produktionsvillkor kan ha följande avsnitt.
Var och en av de fyra delarnas olika avsnitt spaltas upp ytterligare i avsnittspartier. Detta görs så långt att alla förhållanden blir medtagna som hör hemma i en faktasammanställning som har ställning som gemensamt planeringsunderlag.
När kapaciteten hos kapitalkrävande kommunala byggnader och anläggningar har starkt samband med befolknings- och näringslivsutvecklingen (exempelvis verksamhetslokaler, trafikanläggningar och tekniska försörjningsanläggningar) bör kapacitetsdata för objektet ingå i faktauppgifterna liksom information om dess funktionella respektive tekniska standard.
För att göra kommunbeskrivningen lättläst visas text- och kartredovisningar bredvid varandra för varje ämne som presenteras. Texten och kartan bildar således högra och vänstra delen av en och samma webbsida. Om de framförs i en tryckt skrift utgör de vänster- och högersida på ett och samma uppslag.
Textredovisningarna begränsas till ’hårda’ data av typen art, mängd och standard. Framställningssättet kan vara tabeller, diagram och löpande text. ’Mjuka’ data som det råder olika politiska värderingar av hör inte hemma i kommunbeskrivningen.
Kartredovisningarna anger lägen samt illustrerar mängder med ytproportionella symboler och egenskaper hos sträckningar av leder eller ledningar med andra lämpliga beteckningar. Enhetlig grundkarta används, med en skala som täcker hela kommunen.
Enskilda planeringsaktiviteters planeringsdokument kompletterar kommunbeskrivningens uppgifter med information och analyser som är specifika för planeringsuppgiften. Dessa uppgifter finns bara i planeringsdokumentet.